مساعد تنفيذي ومنسق أعمال

نظرة عامة

شركة ميكانم لتجارة قطع غيار السيارات ومكوناتها ذ.م.م شركة متخصصة مقرها دبي في توريد قطع الغيار الأصلية والبدائل عالية الجودة للسيارات الأمريكية، وتخدم الورش ومشغلي الأساطيل وعملاء التجزئة في أنحاء الإمارات. نبحث عن مساعد تنفيذي ومنسق أعمال للعمل مباشرة مع الإدارة العليا. يتولى المرشح الناجح إدارة اتصالات الأعمال باللغتين العربية والإنجليزية، وتنسيق الموضوعات مع العملاء والموردين والجهات المختلفة حتى إتمامها، والمساهمة في مبادرات نمو الشركة. يحمل هذا المنصب قدراً كبيراً من الثقة والاستقلالية، ويناسب محترفاً كتوماً وعالي التنظيم معتاداً على تمثيل الإدارة بمستوى رفيع.

المسؤوليات

• —إدارة اتصالات الأعمال نيابة عن الإدارة العليا عبر الهاتف وواتساب والبريد الإلكتروني باللغتين العربية والإنجليزية.
• —التنسيق مع العملاء والموردين والبنوك والجهات الحكومية ومتابعة كل موضوع حتى إنجازه مع رفع تقارير بالمستجدات إلى الإدارة.
• —إعداد عروض الأسعار والمقترحات والمراسلات والتقارير الإدارية، وحفظ السجلات والمستندات بشكل منظم.
• —التخطيط والتنسيق للاجتماعات والمواعيد، وتجهيز المواد الداعمة، ومتابعة تنفيذ الإجراءات المتفق عليها حتى اكتمالها.
• —دعم تطوير الأعمال: إجراء بحوث السوق والعملاء المحتملين، وإدارة قاعدة جهات الاتصال، ومتابعة الفرص والاتفاقيات المعلقة.
• —تنفيذ مهام خارجية عند الحاجة، بما يشمل تقديم المستندات وزيارة العملاء أو الجهات الرسمية.
• —التعامل مع الموضوعات السرية والمهام الطارئة بمهنية وحسن تقدير.

المؤهلات

• —خبرة لا تقل عن 3 سنوات كمساعد تنفيذي أو منسق أعمال أو مدير مكتب أو دور مماثل يدعم الإدارة العليا.
• —إتقان مهني كامل للغتين العربية والإنجليزية كتابة وتحدثاً.
• —رخصة قيادة إماراتية سارية.
• —موثوقية وكتمان مثبتان في التعامل مع المعلومات التجارية الحساسة.
• —مهارات تنظيمية ممتازة ومتابعة منضبطة للمهام الموكلة حتى إنجازها.
• —إجادة MS Office أو Google Workspace وواتساب للأعمال وجداول البيانات.
• —الإقامة في دبي أو القدرة على التنقل اليومي إليها.

المهارات المفضلة

• —خبرة في قطاع السيارات أو قطع الغيار أو التجارة أو بيئة شركات صغيرة ومتوسطة سريعة الإيقاع.
• —معرفة بالإجراءات التجارية في الإمارات (تجديد الرخص التجارية، التأشيرات، المعاملات البنكية، أوراق الجمارك).
• —خبرة أساسية في مسك الدفاتر أو إصدار الفواتير.
• —خبرة في إعداد محتوى التواصل الاجتماعي أو المواد التسويقية ميزة إضافية.