مساعد تنفيذي ومنسق أعمال

نظرة عامة

ميكانم شركة متخصصة في توريد قطع الغيار الأصلية والبدائل عالية الجودة للسيارات الأمريكية، وتخدم الورش والأساطيل وعملاء التجزئة في أنحاء الإمارات من مقرها في دبي. مع نمو الشركة، تحتاج الإدارة إلى شخص واحد يمكن الاعتماد عليه ليبقي الاتصالات والتنسيق والدعم اليومي للأعمال منضبطاً دون متابعة مستمرة. ستعمل مباشرة مع المالك، وتمثل الشركة باحترافية في المكالمات والرسائل والزيارات، وتتولى مسؤولية حقيقية عن أي مهمة تحتاجها الشركة، من متابعة مورد إلى إعداد عرض لعميل. يناسب هذا الدور شخصاً منظماً وكتوماً ومعتاداً على التنقل بين العربية والإنجليزية عدة مرات في اليوم.

المسؤوليات

• —إدارة الاتصالات اليومية للأعمال نيابة عن الإدارة: المكالمات وواتساب والبريد الإلكتروني باللغتين العربية والإنجليزية.
• —التنسيق والمتابعة مع العملاء والموردين والبنوك والدوائر الحكومية حتى إغلاق كل موضوع، مع إبقاء الإدارة على اطلاع.
• —إعداد عروض الأسعار والمقترحات والخطابات والتقارير البسيطة، وحفظ السجلات والمستندات بشكل منظم يسهل الرجوع إليه.
• —تنظيم الاجتماعات والمواعيد، وتجهيز ما يلزم قبلها، ومتابعة تنفيذ ما اتُّفق عليه بعدها.
• —دعم نمو الأعمال: بحث العملاء المحتملين وفرص السوق، وإدارة قاعدة جهات الاتصال، ومتابعة الفرص والصفقات المعلقة.
• —تنفيذ مهام خارجية عند الحاجة (تقديم مستندات، توصيلات، زيارات لعملاء أو جهات رسمية) باستخدام سيارة الشركة أو سيارتك.
• —التعامل مع المهام الطارئة والمسائل السرية بموثوقية، مع حسن التقدير في التصرف أو الرجوع للإدارة.

المؤهلات

• —خبرة 3 سنوات أو أكثر كمساعد تنفيذي أو منسق أعمال أو مدير مكتب أو دور مشابه يدعم الإدارة العليا.
• —إتقان اللغتين العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابة، مع القدرة على صياغة رسائل ومستندات مهنية بكلتيهما.
• —رخصة قيادة إماراتية سارية.
• —موثوقية وكتمان مثبتان: الارتياح لتحمل أمانة المعلومات التجارية الحساسة والمهام المفتوحة.
• —تنظيم عالٍ وانضباط في المتابعة؛ لا شيء تتولاه يُنسى أو يُترك ناقصاً.
• —إجادة استخدام MS Office أو Google Workspace وواتساب للأعمال وجداول البيانات الأساسية.
• —الإقامة في دبي أو القدرة على التنقل اليومي إليها.

المهارات المفضلة

• —خبرة في قطاع السيارات أو قطع الغيار أو التجارة أو بيئة شركات صغيرة ومتوسطة سريعة الإيقاع.
• —معرفة بالإجراءات التجارية في الإمارات (تجديد الرخص التجارية، التأشيرات، المعاملات البنكية، أوراق الجمارك).
• —خبرة أساسية في مسك الدفاتر أو إصدار الفواتير.
• —خبرة في إعداد محتوى التواصل الاجتماعي أو المواد التسويقية ميزة إضافية.